Sisäinen valvonta

Taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteet

Talvivaaran taloudelliseen raportointiin liittyvän sisäisen valvonnan ja riskienhallintakäytäntöjen tarkoituksena on varmistaa taloudellisen raportoinnin luotettavuus ja riippumattomuus, voimassa olevien lakien ja määräysten noudattaminen sekä toiminnan tehokkuus.

Yhtiön sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan prosessien lähtökohtana on Committee of Sponsoring Organisations -komitean (COSO) laatima viitekehys. Viitekehys sisältää valvontaympäristön, riskienhallinnan, valvontatoimien, tiedottamisen ja viestinnän sekä seurannan keskeiset osat. Talvivaaran tavoitteena on parantaa jatkuvasti sisäistä valvontaansa ja riskienhallintakäytäntöjään siten, että ne olisivat COSO-viitekehyksen mukaiset ja entistä paremmin osa yhtiön päivittäistä toimintaa.

Valvontaympäristö

Talvivaaran hallituksella on kokonaisvastuu siitä, että yhtiöllä on tehokas sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmä. Tarkastusvaliokunta puolestaan tarkastaa järjestelmään liittyvät prosessit säännöllisesti ja raportoi havainnoistaan yhtiön hallitukselle. Lisäksi tarkastusvaliokunta valvoo, että yhtiöllä on asianmukaiset suhteet tilintarkastajiin. Operatiivinen vastuu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien ylläpidosta ja kehittämisestä on delegoitu yhtiön toimitusjohtajalle ja johtoryhmälle.

Riskienhallinta

Talvivaaran riskienhallinnan tavoitteena on tukea konsernin strategisten ja toiminnallisten päämäärien saavuttamista ja suojella yhtiötä tappioilta, epävarmuudelta ja menetetyiltä mahdollisuuksilta. Konsernia uhkaavien merkittävien riskien tunnistamiseksi, arvioimiseksi ja hallitsemiseksi Talvivaaralla on käynnissä jatkuva prosessi, jossa käytetään tarvittaessa apuna ulkopuolisia asiantuntijoita. Riskien tunnistamiseen ja hallintaan liittyvien järjestelmien tehokkuutta valvoo yhtiön hallitus. Siihen liittyviä tarkastuksia järjestetään säännöllisesti tarkastusvaliokunnan avustuksella.

Toimitusjohtaja, johtoryhmä ja sen alakomiteana toimiva riskienhallintakomitea vastaavat päivittäisten riskienhallinnan toimenpiteiden määrittelemisestä ja järjestämisestä. He myös varmistavat, että riskit otetaan huomioon konsernin strategisessa suunnittelussa. Johtoryhmä koordinoi riskienhallinnan toimenpiteitä ja riskien raportointia konsernissa.

Vuonna 2010 yhtiön riskienhallinnassa keskityttiin riskienhallintakäytäntöjen kehittämiseen yhtiön eri osastoilla ja toiminnoissa, osittain osana sisäisiä kehitysohjelmia, jotka liittyvät ympäristöön, työterveyteen ja -turvallisuuteen, sisäiseen valvontaan ja tuotannon toimintavarmuuteen. Vuonna 2011 tavoitteena on päivittää konsernin riskienhallintaperiaatteet vastaamaan Talvivaaran nykyistä kehitysvaihetta, kun se on siirtynyt projektivaiheesta tuotantovaiheen yritykseksi. Tuleva konsernitason riskinarviointi perustuu osastotasolla tehdyn työn tuloksiin ja valituista riskinarviointityökaluista saatuihin kokemuksiin. Työkalut ottavat huomioon tunnistettujen riskien toteutumisen todennäköisyyden ja arvioidun vaikutuksen.

Erityisesti Talvivaaraa sekä sen liiketoimintaa ja toimialaa koskevia riskejä on esitelty tarkemmin yhtiön vuosikertomuksen kohdassa "Riskienhallinta ja merkittävimmät riskit".

Valvontatoimenpiteet

Talvivaaran johdon on luotava riittävät sisäisen valvonnan järjestelmät ja luotettavat taloudellisen raportoinnin käytännöt sekä ylläpidettävä niitä. Toimitusjohtajan ja johtoryhmän sekä Talvivaaran ja sen tytäryhtiöiden muun ylimmän johdon tehtävänä on varmistaa yhtiön hallituksen valvomana, että heidän vastuullaan oleva kirjanpito ja hallinto ovat lakien ja hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisia.

Vuonna 2010 Talvivaara jatkoi vuonna 2009 aloitettua työtä sisäisten valvonnan kehittämiseksi, koska yhtiö on kasvanut ja kehittynyt liikevaihtoa tuottavaksi organisaatioksi. Kehitystyössä keskityttiin seuraaviin avainprosesseihin: hankinta, maksuliikenne, liikevaihto, tuotanto, henkilöstöhallinto ja palkanlaskenta, taloudellinen raportointi ja tietotekniikka. Kaikille avainprosesseille määriteltiin vuoden aikana kontrollimatriisit ja kontrollien tehokkuutta testattiin. Vaikka mitään merkittäviä havaintoja ei tehty, vuodeksi 2011 on suunniteltu lisätestejä. Lisäksi jatketaan prosesseihin, kontrolleihin ja toimintatapoihin liittyvän dokumentoinnin päivitystä ja parantamista. Sisäisen valvonnan kehitystyön perustana on ollut keskeisiin prosesseihin liittyvien riskien tunnistaminen sekä sisäisten valvontatoimien määrittely tunnistettujen riskien minimoimiseksi.

Talvivaaran näkemyksen mukaan sisäinen valvonta ja kontrollit ovat osa-alue, joka edellyttää jatkuvaa parantamista. Vuonna 2011 yhtiö aikoo panostaa edelleen erityisesti sisäisten valvontamenetelmien tehokkaaseen käyttöönottoon sekä niiden taustalla olevien toimintatapojen entistä tarkempaan dokumentointiin.

Tiedottaminen ja viestintä

Talvivaaran tavoitteena on pitää yhtiön henkilöstö ja hallitus ajan tasalla yhtiön sisäisistä valvonta- ja riskienhallintajärjestelmistä avoimesti, täsmällisesti ja oikea-aikaisesti siten, että yhtiö kehittää jatkuvasti myönteistä valvontakulttuuria. Koko henkilöstön kannalta keskeiset viestintäkanavat ovat yhtiön intranet sekä viikoittain ja kuukausittain ilmestyvät henkilöstölehdet Talvivaara ViikkoNews ja Talvivaara News. Lisäksi asianomaisille henkilöstöryhmille tiedotetaan erikseen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan käytännöistä sekä annetaan niihin liittyvää koulutusta. Henkilöstöä myös kannustetaan osallistumaan aktiivisesti keskeisten riskien tunnistamiseen ja valvonnan kehittämiseen.

Sisäinen valvonta on säännöllisesti asialistalla tarkastusvaliokunnan kokouksissa, missä keskusteluun osallistuvat myös yhtiön rahoitus- ja talousjohtaja sekä tilintarkastajat. Lisäksi tarkastusvaliokunta raportoi sisäisen valvonnan tilasta, tavoitteista ja kehityksestä yhtiön hallitukselle.

Seuranta

Sisäisen valvonnan tehokkuutta valvoo yhtiön hallitus. Operatiivisesti sisäisestä valvonnasta vastaavat eri organisaatiotasojen esimiehet. Yhtiön taloudellisen valvonnan toiminnon vastuulla on testata valvontamenettelyjä säännöllisesti ja seurata yhtiön kaivostoimintaan liittyviä sitoumuksia.

Talvivaaralla ei ole erillistä sisäisen tarkastuksen toimintoa, joka arvioisi ja testaisi yhtiön sisäisen valvonnan menettelyjä ja prosesseja. Talvivaaran hallitus ja tarkastusvaliokunta harkitsevat vuosittain sisäisen tarkastuksen toiminnon perustamista tai näiden palvelujen ostamista yhtiön ulkopuolelta. Lisäksi aiheesta keskustellaan säännöllisesti yhtiön tilintarkastajien kanssa. Hallituksen näkemyksen mukaan yhtiön kehitysvaihe ja toimintojen laajuus eivät ole toistaiseksi antaneet aihetta sisäisen tarkastuksen toiminnon perustamiseen. Tärkeimmät näkemykseen vaikuttavat tekijät ovat konsernin toiminnan harjoittaminen vain yhdellä kaivosalueella ja vain yhdessä maassa sekä konsernin asiakkaiden rajallinen määrä. Lisäksi sisäisen valvonnan kehitystyö käsittää sellaista valvontatoimien testausta ja arviointia, joka muistuttaa läheisesti sisäistä tarkastusta.

en valvontajärjestelmien ja riskienhallinta järjestelmien pääpiirteet