Taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisten valvontajärjestelmien ja riskienhallintajärjestelmien pääpiirteet

Talvivaaran taloudelliseen raportointiin liittyvän sisäisen valvonnan ja riskienhallintakäytäntöjen tarkoituksena on varmistaa taloudellisen raportoinnin luotettavuus, voimassa olevien lakien ja määräysten noudattaminen sekä toiminnan tehokkuus. Yhtiön sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan prosessien lähtökohtana on Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commissionin (COSO) laatima viitekehys. Viitekehys sisältää valvontaympäristön, riskienhallinnan, valvontatoimien, tiedottamisen ja viestinnän sekä seurannan keskeiset osat. Talvivaaran tavoitteena on parantaa jatkuvasti sisäistä valvontaansa ja riskienhallintakäytäntöjään siten, että ne olisivat COSO viitekehyksen mukaiset ja entistä paremmin osa yhtiön päivittäistä toimintaa.

Valvontaympäristö

Talvivaaran hallituksella on kokonaisvastuu siitä, että yhtiöllä on tehokas sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmä. Tarkastusvaliokunta puolestaan tarkastaa järjestelmään liittyvät prosessit säännöllisesti ja raportoi havainnoistaan yhtiön hallitukselle. Lisäksi tarkastusvaliokunta valvoo, että yhtiöllä on asianmukaiset suhteet tilintarkastajiin. Operatiivinen vastuu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien ylläpidosta ja kehittämisestä on delegoitu yhtiön toimitusjohtajalle ja johtoryhmälle.

Riskienhallinta

Talvivaaran riskienhallinnan tavoitteena on tukea konsernin strategisten ja toiminnallisten päämäärien saavuttamista ja suojella yhtiötä tappioilta, epävarmuudelta ja menetetyiltä mahdollisuuksilta. Talvivaaralla on käynnissä jatkuva prosessi konsernia uhkaavien merkittävien riskien tunnistamiseksi, arvioimiseksi ja hallitsemiseksi. Riskien tunnistamiseen ja hallintaan liittyvien järjestelmien tehokkuutta valvoo yhtiön hallitus. Siihen liittyviä tarkastuksia järjestetään säännöllisesti tarkastusvaliokunnan avustuksella.

Toimitusjohtaja, johtoryhmä ja yhtiön muu ylin johto vastaavat päivittäisten riskienhallinnan toimenpiteiden määrittelemisestä ja järjestämisestä. He myös varmistavat, että riskit otetaan huomioon konsernin strategisessa suunnittelussa. Johtoryhmä koordinoi riskienhallinnan toimenpiteitä ja riskien raportointia konsernissa. Riskejä hallitaan yleisellä tasolla yhtiön eri osastoilla tai niissä toiminnoissa, joissa riskejä saattaa esiintyä. Joitakin riskienhallinnan toimenpiteitä, erityisesti taloudellisten riskien hallintaa ja vakuutuksien hallintaa, on kuitenkin keskitetty mittakaavaetujen hyödyntämiseksi ja riittävän konsernitason hallinnan varmistamiseksi.

Koska Talvivaara on vuoden 2009 aikana kehittynyt projektiyhtiöstä tuotantoa harjoittavaksi yhtiöksi, yhtiön riskiprofiilissa tapahtuneiden muutosten tunnistamiseen ja hallitsemiseen on viime aikoina kiinnitetty erityistä huomiota. Erityisesti Talvivaaraa ja sen liiketoimintaa ja toimialaa koskevia riskejä on esitelty tarkemmin yhtiön vuosikertomuksen kohdassa "Suurimmat riskit ja epävarmuustekijät".

Valvontatoimenpiteet

Talvivaaran johdon on luotava riittävät sisäisen valvonnan järjestelmät ja luotettavat taloudellisen raportoinnin käytännöt sekä ylläpidettävä niitä. Toimitusjohtajan ja johtoryhmän sekä Talvivaaran ja sen tytäryhtiöiden muun ylimmän johdon tehtävänä on varmistaa yhtiön hallituksen valvomana, että heidän vastuullaan oleva kirjanpito ja hallinto ovat lakien ja hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisia.

Vuonna 2009 Talvivaara ryhtyi tehostamaan sisäistä valvontaansa, koska yhtiö on kasvanut ja kehittynyt tuloja tuottavaksi organisaatioksi. Sisäisen valvonnan kehittämistyössä on keskitytty seuraaviin avainprosesseihin: hankinta, maksuliikenne, myynti, tuotanto, henkilöstöhallinto ja palkanlaskenta, taloudellinen raportointi ja tietotekniikka. Näistä myynti ja tuotanto ovat suhteellisen uusia prosesseja Talvivaaralle ja edellyttävät siksi erityistä huomiota. Kaikkien prosessien osalta tärkeimpänä tavoitteena on ollut keskeisten valvontatoimien läpikäynti ja päivittäminen sekä prosesseihin, valvontaan ja toimintaohjeisiin liittyvän dokumentoinnin parantaminen. Sisäisen valvonnan kehitystyön perustana on ollut keskeisiin prosesseihin liittyvien riskien tunnistaminen sekä sisäisten valvontatoimien määrittely tunnistettujen riskien minimoimiseksi.

Talvivaaran näkemyksen mukaan valvontatoimet ovat osa-alue, joka edellyttää jatkuvaa parantamista. Vuonna 2010 yhtiö aikoo panostaa erityisesti päivitettyjen valvontamenetelmien tehokkaaseen käyttöönottoon sekä niiden taustalla olevien toimintatapojen entistä tarkempaan dokumentointiin.

Tiedottaminen ja viestintä

Talvivaaran tavoitteena on pitää yhtiön henkilöstö ja hallitus ajan tasalla yhtiön sisäisistä valvonta- ja riskienhallintajärjestelmistä avoimesti, täsmällisesti ja oikea-aikaisesti siten, että yhtiö kehittää jatkuvasti myönteistä valvontakulttuuria. Koko henkilöstön kannalta keskeiset viestintäkanavat ovat yhtiön intranet sekä joka toinen viikko ilmestyvä Talvivaara News -henkilöstölehti. Lisäksi asianomaisille henkilöstöryhmille tiedotetaan erikseen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan käytännöistä sekä annetaan niihin liittyvää koulutusta. Henkilöstöä myös kannustetaan osallistumaan aktiivisesti keskeisten riskien tunnistamiseen ja valvonnan kehittämiseen.

Sisäinen valvonta on säännöllisesti asialistalla tarkastusvaliokunnan kokouksissa, missä keskusteluun osallistuvat myös yhtiön talousjohtaja sekä tilintarkastajat. Lisäksi tarkastusvaliokunta tiedottaa sisäisen valvonnan tilasta, tavoitteista ja kehityksestä yhtiön hallitukselle.

Seuranta

Sisäisen valvonnan tehokkuutta seuraa yhtiön hallitus. Operatiivisesti sisäisestä valvonnasta vastaavat eri organisaatiotasojen esimiehet. Yhtiön taloudellisen valvonnan toiminnon vastuulla on testata valvontamenettelyjä säännöllisesti ja seurata yhtiön kaivostoimintaan liittyviä sitoumuksia. Lisäksi yhdellä tai useammalla keskeisellä valvonta-alueella suoritetaan tarkempi arviointi kerran vuodessa yhtiön ulkopuolisten tilintarkastajien suositusten perusteella. Vuonna 2009 arvioitiin yhtiön tietojärjestelmät ja -prosessit, ja arvioinnin tulokset raportoitiin yhtiön johdolle ja tarkastusvaliokunnalle. Tulosten perusteella tehdään valvontamenettelyihin parannuksia, jotka otetaan käyttöön vuonna vuoden 2010 aikana.

Talvivaaralla ei ole erillistä sisäisen tarkastuksen toimintoa, joka arvioisi ja testaisi yhtiön sisäisen tarkastuksen menettelyjä ja prosesseja. Talvivaaran hallitus ja tarkastusvaliokunta harkitsevat vuosittain sisäisen valvonnan toiminnon perustamista tai näiden palvelujen ostamista yhtiön ulkopuolelta. Lisäksi aiheesta keskustellaan säännöllisesti yhtiön tilintarkastajien kanssa. Hallituksen näkemyksen mukaan yhtiön kehitysvaihe ei ole toistaiseksi antanut aihetta sisäisen tarkastuksen toiminnon perustamiseen.